Management Systeme Prozesse

Unter Business Process Management (Kurzbez. BPM), deutsch: Geschäftsprozessmanagement) werden verstanden: • die zielorientierte Gestaltung und Steuerung von Organisationen (Unternehmen, Behörden) oder Teilen davon (normativer Managementbegriff); • die Prozesse und Funktionen, die der Erfüllung der Managementaufgaben im Unternehmen dienen (funktionaler Managementbegriff); • die mit Managementaufgaben betrauten Stellen (institutioneller Managementbegriff) bzw. Personen im Unternehmen (personaler Managementbegriff); • die Managementtätigkeit der Gestaltung und Steuerung in Unternehmen (instrumenteller Managementbegriff). Als Gegensatz zu Verwaltung und Bewirtschaftung wird unter Management eher die umfassende, ganzheitliche, mit Einsatz spezifischer Methoden betriebene, aktive oder proaktive Gestaltung und Steuerung verstanden, die bewusst Ziele setzt, auch mittel- und langfristig plant, die Potenziale fördert und nutzt und den Managementprozess durch Controlling und Monitoring unterstützt. Ein System von Maßnahmen, Methoden o. Ä., das Aufgaben des Managements bewältigt, ist ein Managementsystem. In jedem Unternehmen sind Managementsysteme vorhanden, die je nach Sichtweisen (Perspektiven) auf bestimmte Aspekten des Unternehmens, z.B. Qualität, Sicherheit, Nachhaltigkeit etc., fokussiert sind. Das Grundkonzept von Managementsystemen orientiert sich am PDCA-Zyklus (plan, do, check, act), im QM-Bereich z.B. entsprechend ISO 9001, im IT-Bereich z.B. entsprechend ISO 20000 und ISO 27001. Managementsysteme haben sich als unterstützende Instrumente der Unternehmensleitung und -lenkung bewährt. Sie tragen wesentlich dazu bei, die Strukturen und Prozesse in den Unternehmen entsprechend den Anforderungen der Kunden, der Kapitalgeber, des Staates und anderer Stakeholder zu entwickeln und stetig zu verbessern. Damit leisten richtig eingesetzte Managementsysteme einen wesentlichen Beitrag dazu, die unternehmerische Wettbewerbsfähigkeit in einem globalen Markt zu sichern. Die Vielfalt dieser unterstützenden Systeme ist mit den technologischen, gesellschaftlichen und politischen Entwicklungen stetig gewachsen. Heute umfassen betriebliche Managementsysteme ein breites Spektrum von Aspekten wie Qualität und Umwelt/Energieeffizienz, Gesundheit/Sicherheit, Risiken und nachhaltige Entwicklung. Die damit gestiegenen Anforderungen der Normen für Managementsysteme stellen insbesondere kleine und mittlere Unternehmen vor besondere Herausforderungen. Zu den derzeit bekanntesten Zertifizierungs-Normen für Managementsysteme zählen die ISO 9001 für Qualitätsmanagement, die ISO 14001 für Umweltmanagement und die ISO 31000 für Risikomanagement. Es handelt sich hierbei um internationale, weltweit anerkannte Normen, die von Unternehmen angewendet werden, um: • verifizierbare und transparente Abläufe (Verfahren, Prozesse, etc.) zu schaffen, • einen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung einzuführen, • die Kundenzufriedenheit sicherzustellen, • die qualitäts-, umwelt-, sicherheits- und risikorelevanten Standards im Unternehmen einzuhalten, • durch eine Zertifizierung gegenüber den Kunden und der Öffentlichkeit zu belegen, dass diese Vertrauen in das Unternehmen haben können. Managementsysteme nach den genannten Normen werden bereits seit einigen Jahren mit Erfolg in kleinen und mittelständischen Unternehmen eingeführt. Mit einer Zertifizierung dieser Systeme durch eine akkreditierte Stelle können viele Betriebe Anforderungen des (globalen) Marktes erfüllen. Die Beweggründe der Unternehmen für die Einführung eines Managementsystems sind durchaus unterschiedlich. Allgemein werden die Entscheidungen durch folgende Faktoren beeinflusst: • rechtliche Verpflichtung, • Kundenanforderung, • externe Einflüsse durch Politik und Verbände, • Minderung der Haftungsrisiken, • Optimierung der Prozesse und des Ressourceneinsatzes, • Imagegewinn, • gesellschaftliche Mitverantwortung. Unabhängig von einzelnen Beweggründen setzt die Entscheidung für ein Managementsystem eine sorgfältige Abwägung voraus. Schließlich ist die Einführung eines Managementsystems eine strategische Entscheidung, die mit Kosten- und Ressourcenaufwand verbunden ist. Folglich kann diese eine nachhaltige Wirkung auf die Unternehmensführung haben. Neben der beabsichtigten Zielverfolgung und der Gegenüberstellung von Aufwand und Nutzen ist das bisherige Unternehmensprofil (z.B. Unternehmensgröße, Leitbild, Mitarbeiter, Kunden, Branchen, rechtlicher Rahmen) in die Entscheidungsprozesse einzubeziehen. Oft sind es die „internen Faktoren“, die über die Ausgestaltung und den Erfolg eines Managementsystems entscheiden. Dieser Erfolg beinhaltet nicht die Vereinheitlichung betrieblicher Organisationsstrukturen durch die gewählte Managementnorm. Er ist vielmehr daran messbar, dass sich die Unternehmen kontinuierlich verbessern, moderner, kundenorientierter, flexibler und zukunftsfähiger werden. Bei der Entscheidung für ein Managementsystem ist letztendlich nur eine anwendungs- und anwenderspezifische Auswahl sinnvoll. Allgemeine Aussagen oder Empfehlungen für ein passendes System sind ohne Berücksichtigung der gegenwärtigen Rahmenbedingungen nicht möglich. Für die Entscheidungsfindung kann eine externe, neutrale Betrachtung durch einen erfahrenen Berater durchaus hilfreich sein.